Es ist Mittwochabend, kurz nach acht. Der vertraute Geruch von Lavendel aus meiner Yoga-Stunde hängt noch in der Luft, aber ehrlich gesagt: Er hat heute keine Chance gegen das flaue Gefühl in meiner Magengegend. Ich sitze am Küchentisch in Düsseldorf und scrolle durch das letzte Update des Gesetzes über künstliche Intelligenz. Es ist Juni 2026, und was vor zwei Jahren noch wie ferne Zukunftsmusik klang, ist jetzt mein täglicher Endgegner.
Du kennst das vielleicht: Man wird zur 'Beauftragten' für etwas ernannt, nur weil man im BWL-Studium mal ein Modul zu Digitalisierung hatte und in der HR-Abteilung am schnellsten tippen kann. Seit 2021 bin ich hier im Unternehmen, einem Maschinenbau-Zulieferer mit 78 Leuten. Wir sind groß genug, dass wir die Regeln einhalten müssen, aber zu klein für eine eigene Rechtsabteilung. Also hänge ich hier und versuche zu verstehen, wie wir ChatGPT im Recruiting nutzen können, ohne dass uns die Aufsicht den Laden dichtmacht.
KW 2: Die Euphorie und der kalte Entzug
Das Jahr fing eigentlich ganz motiviert an. In der ersten Januarwoche kam mein Chef in mein Büro – er war gerade von einer Neujahrskonferenz zurück – und strahlte. 'Frau Müller, wir müssen im Recruiting effizienter werden. Nutzen Sie doch diese neue KI-Funktion, um die 40 Bewerbungen für die Montage vorzusortieren.' Ich habe ihn erst mal nur groß angeschaut. In meinem Kopf ratterten die Begriffe: Hochrisiko-System, Diskriminierungspotenzial, DSGVO.
Ich musste ihn bremsen. Das war einer dieser Momente, in denen ich mich wie die totale Spaßbremse fühlte. Aber die Wahrheit ist: Laut AI Act ist KI im Personalwesen – insbesondere wenn es um die Bewertung von Kandidaten geht – fast immer als Hochrisiko eingestuft. Ich habe mir den Text der Verordnung noch mal vorgenommen. Wenn wir eine KI entscheiden lassen, wer zum Vorstellungsgespräch kommt, hängen wir tief in der Haftungsfalle. Ich bin keine Juristin, aber das habe ich inzwischen gelernt: Wer die Technik einsetzt, trägt die Verantwortung.
KW 5: Tobias und die 'Schatten-KI'
Anfang Februar kam der ITler Tobias bei mir vorbei. Er ist eigentlich ein super Typ, aber er liebt Abkürzungen. Er zeigte mir, wie er ChatGPT nutzt, um Arbeitszeugnisse zu analysieren. 'Guck mal, geht in Sekunden', meinte er stolz. Ich spürte dieses vertraute Kieferknacken. Er hatte den kompletten Text eines Zeugnisses inklusive Name, Geburtsdatum und dem alten Arbeitgeber einfach in das Chatfenster kopiert.
Mir wurde ganz anders. Ich habe ihm erklärt, dass das ein absolutes No-Go ist. Wir wissen nicht, wo die Server stehen, wir haben keinen Auftragsverarbeitungsvertrag für diese spezielle Nutzung und – was noch schlimmer ist – wir füttern das Modell mit hochsensiblen Daten unserer Bewerber. Wir haben dann gemeinsam eine Liste erstellt, was wir auf keinen Fall tun dürfen. Es war ein langer Vormittag. Ich habe gemerkt, dass wir eine klare Richtlinie brauchen. In meinem Bericht als interne KI-Beauftragte im Mittelstand habe ich genau diesen Vorfall als Beispiel für die Risiken aufgeschrieben. Es ist oft keine böse Absicht, sondern schlichtes Unwissen.
KW 9: Der Durchbruch mit der 'Prompt-Sandwich'-Methode
März. Wir suchten einen neuen Konstrukteur. Normalerweise brauche ich für eine gute Stellenausschreibung fast eine Stunde. Ich wollte wissen, ob es sicher geht. Mein Learning: KI ist ein genialer Ghostwriter, solange man sie nicht mit echten Menschen füttert. Ich habe die 'Prompt-Sandwich'-Methode für mich entdeckt: Erst füttere ich die KI mit unseren allgemeinen Unternehmenswerten und dem kulturellen Profil (anonym!). Dann die rein fachlichen Anforderungen – also was die Maschine können muss, nicht wer die Person ist. Am Ende gebe ich den Tonfall vor.
Das Ergebnis war verblüffend. In weniger als fünfzehn Minuten hatte ich einen Entwurf, der besser war als alles, was ich manuell in einer Stunde zusammengebastelt hätte. Der Trick ist, niemals Personenbezug herzustellen. Ich habe die Zeit gestoppt: Pro Anzeige spare ich fast eine Dreiviertelstunde. Bei drei Stellen im Monat ist das ein ganzer Vormittag. Das ist Zeit, die ich jetzt für echte Gespräche mit den Menschen habe. Aber man muss höllisch aufpassen, dass man nicht aus Bequemlichkeit doch mal eben einen Lebenslauf reinkopiert.
KW 14: Frau Krüger und die Anonymisierungs-Falle
Mitte April hatte ich ein Gespräch mit Frau Krüger, unserer Fertigungsleiterin. Sie ist seit 20 Jahren dabei und hält nichts von 'neumodischem Kram'. Sie sagte: 'Dann löschen wir halt den Namen, dann ist es doch egal, was die KI macht.' Ich musste ihr widersprechen. Das ist der Punkt, an dem ich am meisten gelernt habe: Anonymisierung ist schwerer, als man denkt.
Wenn ich aus einem Lebenslauf den Namen und das Foto lösche, aber die Hobbys ('Frauenfußball') oder die Lücken ('Elternzeit') drin lasse, kann die KI immer noch Rückschlüsse auf das Geschlecht ziehen. Schlimmer noch: Wenn ich zu viel lösche, fehlt der Kontext und die KI fängt an zu halluzinieren. Sie dichtet dem Bewerber dann Eigenschaften an, die gar nicht da sind. Ich habe damals einen Fehler gemacht und einen Lebenslauf so stark gekürzt, dass die KI meinte, der Kandidat hätte keine Erfahrung – dabei hatte ich nur die Firmennamen weggelassen, die für die Branche wichtig waren. Man muss also nicht nur anonymisieren, man muss den Kontext schützen. Ein schmaler Grat, auf dem ich heute noch manchmal ausrutsche.
KW 22: Die Angst vor der Haftung
Ende Mai hatte ich eine schlaflose Nacht. Ich hatte gelesen, dass die Bußgelder beim AI Act richtig wehtun können – wir reden hier von Summen, die unseren Betrieb in Düsseldorf ruinieren könnten. Ich fragte mich: Wenn die KI jemanden diskriminiert, weil ich den Prompt falsch formuliert habe – wer ist dann eigentlich dran? Ich? Mein Chef? Die Firma?
Ich habe dazu viel recherchiert und mir klargemacht, dass wir als Unternehmen die Letztverantwortung tragen. Ich bin zwar die Beauftragte, aber die Compliance muss von oben gelebt werden. In einem meiner letzten Einträge habe ich mich intensiv damit beschäftigt, wer haftet bei KI-Fehlern im Unternehmen eigentlich rechtlich gesehen? Das hat mir geholfen, die Argumente für die Geschäftsführung zu schärfen. Wir brauchen keine Angst zu haben, aber wir brauchen Respekt vor der Technik. Ich bin keine Juristin, aber eines ist klar: 'Ich wusste das nicht' zählt vor Gericht nicht.
KW 24: Unser Recruiting-AI-Codex
Jetzt, Mitte Juni, haben wir es endlich geschafft. Wir haben einen internen Kodex. Er ist kurz, damit ihn jeder liest. Die wichtigste Regel: Die KI darf Texte entwerfen, korrigieren und strukturieren, aber sie darf niemals eine Entscheidung treffen. Jede Absage und jede Einladung wird von mir oder einem Fachvorgesetzten manuell geprüft. Das ist nicht nur wegen der Datenschutz-Grundverordnung (Stichwort Artikel 22) Pflicht, sondern auch eine Frage des Anstands.
Wir haben auch angefangen, unsere Leute zu schulen. Ich nenne das den 'KI-Führerschein'. Es geht darum, dass jeder versteht, warum wir diese Regeln haben. Falls du dich fragst, wie man so was im Büroalltag etabliert, ohne dass alle nur genervt die Augen rollen: Ich habe dazu mal aufgeschrieben, wie ein KI-Führerschein für Mitarbeiter bei uns die Akzeptanz erhöht hat. Es nimmt den Leuten die Angst und gibt ihnen Sicherheit im Umgang mit den Tools.
Ich bin heute Abend müde, aber zufrieden. Mein BWL-Studium hat mich nicht auf die EU-KI-Verordnung vorbereitet, aber meine vier Jahre HR-Erfahrung haben mir gezeigt, dass es am Ende immer um den Menschen geht. Die KI ist ein Werkzeug, wie ein Hammer oder eine Fräse in unserer Werkstatt. Man muss wissen, wie man sie hält, damit man sich nicht auf den Daumen haut. Und jetzt? Jetzt klappe ich den Laptop zu. Der Lavendelduft wirkt langsam doch noch. Morgen ist ein neuer Tag, und die nächste KW kommt bestimmt.