Es ist spät geworden im Büro in Düsseldorf. Draußen ist es dunkel, und das einzige Licht in der Teeküche kommt vom blauen Leuchten der Kaffeemaschine. Ich sitze hier und starre auf den Bildschirm meines Laptops. Ich habe gerade eine Antwort an einen Kollegen verfasst, unterstützt von einer KI, und habe sie eben wieder gelöscht. Sie fühlte sich einfach zu 'kalt' an – wie eine Blechdose, die versucht, Mitgefühl zu heucheln.
Bevor ich dir erzähle, wie wir hier bei uns (78 Leute, viel Metall, viel Tradition) versuchen, nicht den Verstand zu verlieren, ein kurzer Hinweis: Auf dieser Seite findest du gelegentlich Affiliate-Links zu Schulungen, die ich oder meine Kollegen ausprobiert haben. Wenn du darüber buchst, bekomme ich eine Provision – für dich ändert sich nichts am Preis. Ich verlinke nur Angebote, die ich selbst getestet habe oder denen ich Kollegen anvertraut habe.
KW 12: Wenn Paragrafen auf echte Menschen treffen
Seit ich im Herbst 2024 zur internen AI-Act-Beauftragten ernannt wurde, verbringe ich viel Zeit mit Texten, die sich wie staubiger Zwieback lesen. Ich habe kein Jura studiert, sondern BWL, und nach vier Jahren operativer HR-Erfahrung dachte ich eigentlich, ich wüsste, wie man mit Menschen spricht. Aber die KI-Verordnung, speziell der berüchtigte Anhang III, der HR-Systeme als Hochrisiko-Anwendungen einstuft, hat mich erst einmal gelähmt.
Ende März wurde mir klar: Wir können noch so viele Compliance-Regeln aufstellen, wenn das Team sich durch die KI entfremdet fühlt, haben wir verloren. Ich saß da, das trockene Gefühl in den Augen und das leise Surren der Server im Nebenraum im Ohr, während ich versuchte, Artikel 52 der Verordnung in verständliches Deutsch zu übersetzen. Da geht es um Transparenzpflichten. Aber was heißt das für den Flurfunk? Was heißt das für die Wertschätzung bei 78 Mitarbeitenden?
Mitte Mai: Der Tag, an dem die KI die Einladung schrieb
Ich muss hier einen Fehler gestehen, der mir heute noch peinlich ist. Ich wollte effizient sein. Für unser Sommerfest habe ich die Einladungen komplett von der KI schreiben lassen. Prompt: 'Schreibe eine herzliche Einladung zum Sommerfest für ein Maschinenbau-Unternehmen'. Das Ergebnis sah professionell aus. Zu professionell. Es klang nach einem Dax-Konzern, nicht nach uns.
Frau Krüger, unsere Fertigungsleiterin, kam am nächsten Tag in mein Büro. Sie hielt den Ausdruck in der Hand und fragte: 'Sagen Sie mal, wer hat das denn geschrieben? Haben wir jetzt eine externe PR-Agentur oder haben Sie den Bezug zum Team verloren?' Autsch. Das saß. Ich hatte versucht, Zeit zu sparen, und dabei die persönliche Bindung geopfert. In diesem Moment wurde mir klar, dass wir eine neue Etikette brauchen. Eine, die festlegt, wo KI hilft und wo das persönliche Wort heilig ist. Wir müssen den KI-Einsatz richtig kommunizieren, sonst kippt die Stimmung schneller, als ich 'Algorithmus' sagen kann.
Nach etwa sechs Wochen: Der Konflikt mit den Entwicklern
Hier kommt ein Punkt, den ich so nicht auf dem Schirm hatte. Unsere Softwareentwickler – eine kleine, aber feine Truppe – arbeiten agil. Als ich mit meinen ersten Entwürfen für die Transparenzregeln um die Ecke kam, gab es fast einen Aufstand. Tobias, unser IT-Urgestein, erklärte mir, dass meine Idee, jedes KI-gestützte Code-Snippet zu dokumentieren, ihren Programmierfluss komplett zerstören würde. 'Das killt unsere Velocity, wenn wir für jede Zeile eine Fußnote machen müssen', sagte er.
Das ist das Problem: Standardregeln zur KI-Transparenz hemmen in agilen Teams oft den Fluss. Die ständige Dokumentation kleinster Schnipsel verschiebt den Fokus weg vom Ergebnis hin zur Bürokratie. Wir haben uns dann auf einen Kompromiss geeinigt: Die Etikette muss flexibel sein. Im direkten Kontakt mit Menschen (E-Mails, Feedback, Einladungen) ist Transparenz oberstes Gebot. Im 'Maschinenraum', wo Code entsteht, zählt das Endergebnis und die Sicherheit, nicht die Herkunft jeder einzelnen Zeile. Wenn du selbst merkst, dass dein Team unsicher wird, könnte ein KI-Führerschein helfen, um eine gemeinsame Basis zu finden, ohne die Produktivität zu erwürgen.
Die drei Säulen unserer neuen Etikette
Nach vielen Gesprächen (und ja, auch Frustmomenten) haben wir uns auf ein paar einfache Regeln geeinigt, die wir jetzt leben:
- Die 80/20-Regel für Empathie: KI darf Entwürfe machen, aber die letzten 20 % – der persönliche Touch, der Insider-Witz, das echte Danke – müssen vom Menschen kommen.
- Kennzeichnung ohne Rechtfertigung: Wenn wir KI nutzen, schreiben wir es kurz drunter. Ein einfaches 'Erstellt mit Unterstützung von KI' reicht. Das nimmt das Mysteriöse weg.
- Kein Ghostwriting bei Konflikten: Wenn es schwierig wird – zum Beispiel bei Kritikgesprächen –, ist KI strengstens verboten. Da zählt nur das echte Gegenüber.
Ich merke, wie das den Druck rausnimmt. Die Leute haben keine Angst mehr, 'erwischt' zu werden, wenn sie ChatGPT nutzen, um eine Excel-Formel zu bauen oder eine E-Mail vorzuformulieren. Wir haben gelernt, dass wir KI-Ängste bei Mitarbeitern abbauen können, indem wir ehrlich über die Werkzeuge sprechen.
An einem Mittwochabend nach dem Yoga: Die neue Ruhe
Es ist jetzt Hochsommer. Gestern war Mittwoch, mein Yoga-Abend. Während der ersten Dehnung spürte ich dieses plötzliche Lockern der Nackenmuskulatur. Es war der Moment, in dem mir klar wurde: Die Etikette steht. Sie ist nicht perfekt, sie ist nicht juristisch wasserdicht (ich bin schließlich keine Anwältin, wenn du es genau wissen willst, frag jemanden für IT-Recht), aber sie funktioniert für uns 78 Leute.
Wir haben verstanden, dass Transparenz wichtiger ist als Effizienz. Und dass ein Softwareentwickler anders arbeitet als eine HR-Managerin. Wenn du in deinem Unternehmen auch vor diesem Berg stehst: Fang klein an. Frag deine Kollegen, was sie nervt. Und lass die KI nicht deine Sommerfest-Einladungen schreiben, glaub mir.
Falls du eine Struktur suchst, um dein Team abzuholen, schau dir mal den KI-Führerschein an. Den haben wir für die Basis-Schulung genutzt, damit alle vom selben reden. Es hilft ungemein, wenn man nicht jedes Mal bei Null anfangen muss. Ich klappe jetzt meinen Laptop zu. Die Kaffeemaschine ist aus, und ich fahre nach Hause. Ohne schlechtes Gewissen und ohne KI-generierte Abschiedsmail.