Der Kugelschreiber bricht mir fast in der Hand, weil ich zum dritten Mal dieselbe Zeile in meinem Schulungsentwurf durchstreiche. Fünfzehn Namen stehen auf der Teilnehmerliste für die nächste Runde, und ich frage mich, ob ich diesmal ruhiger bleibe als beim letzten Mal oder nur besser darin, es zu verbergen. Als interne Ansprechpartnerin für KI-Regulierung kenne ich dieses Zittern in der Magengegend inzwischen gut, und in der HR-Arbeit im Mittelstand gehört Stressmanagement für mich längst genauso zur AI-Act-Umsetzung wie das Lesen von Paragrafen.
Kurzer Hinweis vorweg: Auf dieser Seite verlinke ich gelegentlich zu Weiterbildungen, die ich selbst ausprobiert oder Kolleginnen und Kollegen weiterempfohlen habe. Bei einer Buchung über diese Links bekomme ich eine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts.
Der Irrtum, der die meisten KI-Beauftragten im Mittelstand auslaugt
Die meiste Zeit höre ich denselben Satz, egal ob von der Geschäftsführung oder von anderen HR-Leuten, die mir schreiben: Sobald man die Verordnung einmal komplett durchdrungen hat, wird der Job entspannter. Das ist der Kern des Missverständnisses. Ich bin keine Juristin, ich komme aus dem operativen HR-Geschäft, und würde ich zusammenzählen, wie viel von der deutschen Fassung des EU AI Act ich wirklich vollständig verinnerlicht habe, käme ich auf einen ernüchternden Bruchteil. Mein Stresspegel ist trotzdem überschaubar — nicht, weil ich mehr weiß, sondern weil ich aufgehört habe, Vollständigkeit als Ziel zu verfolgen.
Warum hilft mehr Wissen nicht automatisch gegen den Stress?
Mehr Wissen hilft hier nicht automatisch, weil die Verordnung nicht linear funktioniert. Es gibt nicht den einen Punkt, an dem man „durch" ist — neue Systeme kommen dazu, neue Auslegungen tauchen auf, und selbst wer jedes Kapitel gelesen hat, steht plötzlich vor einer Frage, die im Text gar nicht konkret beantwortet wird.
Ich habe das selbst getestet, statt es nur zu vermuten. Eine externe Anwaltskanzlei sollte uns eine verständliche Einschätzung liefern, was genau für unseren Betrieb gilt. Das Angebot lag weit über dem, was für einen Betrieb unserer Größe sinnvoll gewesen wäre, und als das Ergebnis kam, war es so abstrakt formuliert, dass ich am Ende genauso schlau war wie vorher — nur ärmer an Zeit für die Rückfragen, die ich stattdessen selbst klären musste. Wichtiger als das Volumen an Wissen ist die Reihenfolge: welches System wie viele Menschen betrifft, welches Risiko dahintersteckt, und was kurzfristig geklärt werden muss statt langfristig liegen zu bleiben.
Verbündete suchen, statt allein durchzuhalten
Stefan Roth, mit dem ich mich regelmäßig austausche, schickt mir in unregelmäßigen Abständen einen neuen Fachartikel weiter — meistens mit einem einzigen Satz dazu, ohne dass ich das Gefühl habe, er hätte den Text selbst zu Ende gelesen. Trotzdem hilft schon das Gefühl, dass jemand mitdenkt, der vor denselben Fragen steht wie ich. Einen Teil der Last gebe ich inzwischen bewusst ab, statt alles allein durchzuziehen.
Auf der anderen Seite schreibt mir gelegentlich Laura Schmidt, HR-Leiterin bei einem Sanitärunternehmen in Wuppertal — nie mit einer offenen Frage, sondern immer schon mit einem eigenen Lösungsvorschlag im Gepäck, den sie einfach gegenchecken will. Dieser Austausch nimmt mehr Druck als jedes weitere Merkblatt, das ich mir selbst zusätzlich vornehmen könnte.
Zusätzlich habe ich angefangen, KI-Kompetenz der Mitarbeiter strukturiert zu messen, statt nur zu raten, wer im Haus welche Fragen beantworten kann — das allein hat einen Teil des Drucks genommen, die einzige Person mit Antworten sein zu müssen. Bei der Grundlagenvermittlung habe ich außerdem abgewogen, ob KI-Führerschein oder ein Workshop besser zu unserer Struktur passt, bevor ich mich entschieden habe.
Die vielen kleinen Baustellen, die sich hinter der einen großen Frage verstecken
Ein Teil des Drucks entsteht dadurch, dass „die KI-Verordnung" in Wahrheit aus einem ganzen Bündel einzelner Baustellen besteht, die man nicht alle gleichzeitig bearbeiten kann. Die Risikoklassifizierung der eingesetzten Systeme ist so eine Baustelle für sich, die ich hier bewusst nicht im Detail aufrolle — dafür braucht es eine solide Risikomanagement-Logik, die zu unserer Betriebsgröße passt statt zu einem Konzern. Ob und wie Mitarbeitende geschult werden müssen, ist noch mal ein eigenes Thema. Bevor überhaupt geschult wird, braucht es eine ehrliche Inventur aller Tools, die im Unternehmen unter dem Radar laufen. Welche Anwendungen komplett verboten sind, steht auf einer eigenen Liste, die ich nicht aus dem Kopf aufsagen möchte.
Wer am Ende die Entscheidung eines Systems gegenprüfen muss, ist wieder eine andere Frage der menschlichen Aufsicht. Ob sich ein Nachweis der eigenen KI-Kompetenz für die Verwaltung lohnt, verdient eine eigene Abwägung. Ob wir als Anbieter oder nur als Betreiber eines Systems gelten, verändert einiges an der Verantwortung, die wir tragen. Kennzeichnungspflichten für KI-generierte Inhalte sind ein eigenes Kapitel für sich. Wie man im Büroalltag eine pragmatische Daten-Governance aufbaut, ohne dafür eine neue Abteilung zu gründen, ist wieder ein anderes Thema.
Die Dokumentationspflichten allein könnten ein eigenes Tagebuch füllen. Wie man verhindert, dass Algorithmen bestimmte Gruppen benachteiligen, ist ein Punkt, bei dem ich selbst noch dazulerne. Wie der Betriebsrat bei KI-Regeln eingebunden wird, ist bei uns ein eigener Prozess mit eigenen Regeln. Das Auskunftsrecht von Mitarbeitenden gegenüber KI-gestützten Entscheidungen ist ein Thema, das ich nicht nebenbei abhandeln will. Ein Notfallplan für den Fall, dass doch mal etwas schiefläuft, gehört ebenfalls dazu. Und dann bleibt noch die Frage, wem ein von KI erzeugtes Bild überhaupt gehört. Wer versucht, all das gleichzeitig zu bearbeiten, wird nicht gelassener, sondern langsamer und müder — das ist genau der Mechanismus hinter dem Irrtum vom Anfang.
Was am Ende wirklich für Gelassenheit sorgt
Im ersten Schulungsraum, den ich je geleitet habe, saßen fünfzehn Kolleginnen und Kollegen vor mir, und nach den ersten beiden Folien hatte ich schon mehrere Handys unter der Tischkante blinken sehen. Niemand hörte wirklich zu. Das war der Moment, in dem mir klar wurde, dass Inhalte allein nichts bewirken, wenn die Form nicht passt — seitdem baue ich Schulungen kürzer und mit echten Beispielen aus unserer Fertigung, statt Verordnungstext auf Folien zu packen.
Die Vorbereitung dafür passiert meist an meinem Schreibtisch im Verwaltungstrakt, wo ich zwischen zwei Bildschirmen hin- und herschaue, während auf der Fensterbank ein ausgedruckter Verordnungstext liegt, den ich mir je nach Dringlichkeit in zwei Farben markiert habe. Zum Flur hin gibt es keine Vorhänge, was bedeutet, dass jeder, der vorbeiläuft, sehen kann, wie oft ich den Kopf in die Hände stütze.
Gelassenheit kommt bei mir inzwischen aus einer einfachen Faustregel: Bevor ich mich in ein neues Thema aus der Verordnung vertiefe, frage ich zuerst, wie viele Menschen bei uns betroffen sind und wie hoch das Risiko im Ernstfall wäre. Betrifft es ein Hochrisiko-System oder mehrere Abteilungen gleichzeitig, hat es Vorrang. Betrifft es eine Randanwendung, die vielleicht drei Personen nutzen, landet es bewusst auf der Liste für später, ohne dass ich mir deswegen ein schlechtes Gewissen mache. Diese eine Frage hat mir mehr Ruhe gebracht als jedes zusätzliche Kapitel, das ich hätte lesen können.
Was mir dabei zusätzlich hilft, ist eine gemeinsame Wissensbasis im Team, damit nicht jede Frage zuerst bei mir landen muss. Für die Grundlagen im ganzen Haus greife ich auf den KI-Führerschein zurück — er ersetzt keine Rechtsberatung, aber er sorgt dafür, dass wir intern über dieselben Begriffe sprechen, bevor eine ernsthafte Frage überhaupt bei mir ankommt. Wenn du gerade in einer ähnlichen Rolle steckst: Fang nicht mit dem ganzen Verordnungstext an. Fang mit der einen Frage an, die für euren Betrieb gerade am dringendsten ist.